Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Was kommt bei der Dokumentationspflicht auf uns zu?

Bislang gab es auch im BDSG schon die (öffentlichen) Verfahrensverzeichnisse, für die der Datenschutzbeauftragte zuständig war. Die DSGVO verlangt jetzt neu ein (nicht mehr öffentliches) “Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten“, für das der Verantwortliche, also die Unternehmensführung zuständig ist.

Eine Einschränkung besteht für Unternehmen mit weniger als 250 Mitarbeitern, die nur in diesen Fällen kein Verzeichnis führen müssen (ansonsten aber schon!):

  • die von ihnen vorgenommene Verarbeitung birgt kein Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen,

  • die Verarbeitung von Daten erfolgt nur gelegentlich;

  • es werden keine sensitiven Daten verarbeitet (z. B. Gesundheitsdaten, Daten aus Strafregistern …).

 

Was muss ins Verfahrensverzeichnis?

Die wichtigsten Punkte sind u.a.

  • der Zweck der Datenverarbeitung;
  • die Beschreibung der Kategorien der betroffenen Personen und der personenbezogenen Daten;
  • die Angabe der Kategorien von Empfängern, ggü. denen die Daten offengelegt wurden und noch werden (auch im Ausland);
  • die Fristen für die Löschung der Daten;
  • ggf. Datenübermittlungen in Drittstaaten;
  • die Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, die die Datensicherheit gewährleisten.

 

Damit Ihr Unternehmen vorbereitet ist auf Mai 2018, sollten Sie bereits jetzt ein Team und die Zuständigkeiten festlegen und mit der Erstellung des Verfahrensverzeichnis beginnen. Sie können Ihren Datenschutzbeauftragten auch weiterhin mit der Erstellung des Verzeichnissesses beauftragen, aber trotzdem bleibt die Haftung beim Verantwortlichen, also bei der Unternehmensführung.

Bis Mitte 2017 soll es eine Mustervorlage der Arbeitsgruppe der deutschen Aufsichtsbehörden für das Verfahrensverzeichnis geben.

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